Skontrolowali przedszkole. Nie było dobrze

Siedem punktów zawiera wystąpienie pokontrolne po sprawdzeniu pracy Przedszkola Miejskiego nr 9 w Świnoujściu. Kontrolę przeprowadził Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta.

Oto, co stwierdzono:
1. Jednostka nie posiada dokumentów potwierdzających przyjęcie w trwały zarząd budynku zgodnie z postanowieniami art. 45 ust. 2 pkt 3 i pkt 7 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Decyzja o ustanowieniu trwałego zarządu zgodnie z ww. przepisami powinna zawierać powierzchnię, opis i cenę nieruchomości.

2. Procedury w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej zawierają postanowienia, które w Jednostce nie występują lub nie są realizowane. Brak w nich konkretnych rozwiązań, nie uwzględniają specyfiki kontrolowanej Jednostki. Nie określono w nich kto, w jakich terminach i jakie działania powinien podjąć w zakresie realizacji kontroli zarządczej. Ponadto nie opisano stosowanych w Jednostce mierników i wskaźników mających na celu wiarygodne zweryfikowanie stopnia realizacji zaplanowanych zadań. W Przedszkolu brak weryfikacji, monitoringu realizowanych celów i zadań oraz mechanizmów sprawdzających, które ograniczą negatywne skutki zdarzeń do akceptowanego poziomu. Pomimo stwierdzonych uchybień w funkcjonowaniu kontroli zarządczej Dyrektor Przedszkola oceniając jej stan w jednostce pokazuje, iż w pełni rozumie sposób zarządzania oraz realizację kontroli zarządczej w codziennej działalności Jednostki.

3. W zakresie procedur dotyczących zasad rachunkowości stwierdzono, że nie są one w pełni dostosowane do specyfiki Jednostki i należy je zweryfikować oraz zaktualizować. Bezwzględnie stosować zapisy wynikające z Regulaminu zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty 30 000 euro w celu dokonywania celowych, efektywnych i oszczędnych zakupów.

4. W pozostałych regulacjach funkcjonujących w Przedszkolu należy bezzwłocznie dokonać ich weryfikacji poprzez określenie przydatności oraz zaktualizować i dostosować do praktycznych rozwiązań w Jednostce.

5. Nie zinwentaryzowano odpowiednio nieruchomości znajdujących się w trwałym zarządzie Jednostki. Nie porównano danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości, co stanowi naruszenie postanowień rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 191 1). Ponadto przeprowadzono inwentaryzację innych składników majątkowych niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, ponieważ spis z natury nie odzwierciedlał stanu faktycznego, lecz jedynie stan z ewidencji księgowej. Głównym zadaniem inwentaryzacji jest doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym. Z powyższego wynika, że podstawowa idea polegająca na rzeczywistej weryfikacji posiadanych składników majątkowych nie została zrozumiana.

6. W przypadku podnoszenia kwalifikacji zawodowych brak procedur zabezpieczających interesy Jednostki poprzez optymalny dobór metod i środków służących osiągnięciu założonych celów oraz uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

7. Na części zleceń i zamówień brak kontrasygnaty Głównej Księgowej, która wymagana jest jako warunek przeprowadzenia kontroli wstępnej zgodnie z ustawą o finansach publicznych.

Mając na względzie stwierdzone nieprawidłowości, proponuje się: przeprowadzić pełną inwentaryzację za 2018 r. zgodnie z ustawą o rachunkowości; wystąpić do Gminy w celu porównania danych o inwentaryzowanych nieruchomościach wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości; zweryfikować, dostosować i zaktualizować procedury dotyczące funkcjonowania Jednostki w zakresie: kontroli zarządczej, zamówień publicznych i innych regulacji prawnych istotnych dla osiągnięcia określonych celów Przedszkola; opracować procedury dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych; przestrzegać zapisów ustawy o finansach publicznych dotyczących kontroli wstępnej przez Głównego Księgowego – czytamy w piśmie ze stycznia tego roku.

Po kontroli przedszkola prezydent Janusz Żmurkiewicz wydał Renacie Bujak, dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 9 zalecenia. Miała:

1. Przeprowadzić pełną inwentaryzację za 2018 r. zgodnie z ustawą o rachunkowości.

2. Wystąpić do Gminy w celu porównania danych o inwentaryzowanych nieruchomościach wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości.

3. Zweryfikować, dostosować i zaktualizować procedury dotyczące funkcjonowania Jednostki w zakresie: kontroli zarządczej, zamówień publicznych i innych regulacji prawnych istotnych dla osiągnięcia określonych celów Przedszkola.

4. Opracować procedury dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

5. Przestrzegać zapisów ustawy o finansach publicznych dotyczących kontroli wstępnej przez Głównego Księgowego.

Jak poszła realizacja, dyrektor miała poinformować magistrat do 30 kwietnia. Zapytaliśmy Urząd Miasta, czy tak się stało i czy ktoś poniósł konsekwencje za stwierdzone nieprawidłowości.

- Zgodnie z zawiadomieniem przekazanym Prezydentowi Miasta Świnoujście w dniu 30 kwietnia 2019 przez dyrektora przedszkola, zrealizowano wszystkie zalecenia pokontrolne – informuje główny specjalista Hanna Lachowska z Biura Informacji i Konsultacji Społecznych świnoujskiego Urzędu Miasta. – W związku ze zrealizowaniem w ustalonym terminie wszystkich zaleceń pokontrolnych nikt nie poniósł konsekwencji.

Przy okazji dowiedzieliśmy się także o innych kontrolach przeprowadzonych przedszkolu.

- W ciągu ostatnich 2 lat kontrole w placówce przeprowadzały Straż Pożarna i Powiatowa Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w Świnoujściu. Po pierwszej kontroli Straży Pożarnej wykonano system sygnalizacji przeciwpożarowej, przebudowano instalację hydrantową oraz zamontowano drzwi przeciwpożarowe na klatce schodowej. A po kontroli PSSE wykonano wózkownię dla dzieci z grupy żłobkowej. Ostatnie kontrole obu tych instytucji zakończyły się bez uwag – informuje Hanna Lachowska.